Wie plant man einen flexiblen Konferenzraum?

Die Planung eines Konferenzraums umfasst neben der Medientechnik auch die Gestaltung des gesamten Interieurs. Konferenzräume, wie wir sie kennen, sind oft große Räume mit starrem Mobiliar, die leer bleiben, wenn keine Besprechung stattfindet. Nicht selten haben sie auch eine kühle Atmosphäre, in der man sich dann oft fremd fühlt. Bei einer Neuplanung sollte unbedingt im Vorfeld geklärt werden, ob das alte Konzept beibehalten werden soll oder ob es nicht besser ist, auf einen flexibel nutzbaren Raum umzusteigen. Auch das Thema Wohnlichkeit hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Solche Entwurfsentscheidungen sind jedoch sehr komplex. Deshalb haben wir einen Fragebogen entwickelt, der uns Auskunft über den Ist- und Soll-Zustand gibt. Natürlich kann man eine solche Bedarfserhebung auch selbst durchführen. Aber es ist nicht einfach, Budgetrahmen und Wunschprofil in Einklang zu bringen, und da sind Spezialistinnen wie wir gefragt.

Das Einbeziehen der Mitarbeitenden und Projektverantwortlichen ist entscheidend, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und eine verlässliche Planungsgrundlage zu schaffen. Die Mitarbeitendenbefragung ist deshalb das Fundament jeder Planung: Werden hier die Daten, Wünsche und Ziele nicht richtig erfasst, bekommen wir das zu spüren. Dann werden Planungen immer wieder über den Haufen geworfen und unnötige Kosten verursacht. Deshalb planen wir gerne einen Workshoptag mit den Verantwortlichen ein oder nutzen unsere Online-Benutzerbefragung, um die Bedürfnisse in den Instituten und Betrieben kennenzulernen.

Ein gutes Beispiel ist das Leibniz-Institut für Friedens- und Konfliktforschung (PRIF) in Frankfurt . Hier haben wir einen großzügigen Konferenzraum von rund 200 Quadratmetern geplant, der nicht nur für die großen Jahrestagungen mit bis zu 120 Personen geeignet ist, sondern auch mit einer elektrischen Trennwand so geteilt werden kann, dass ein kleinerer und ein größerer Raum für bis zu 70 Personen entstehen. Das Mobiliar ist so flexibel, dass es sich mit wenigen Handgriffen sowohl in eine Rundtischformation als auch in eine Reihenbestuhlung verwandeln lässt. So gibt es weniger Leerstand, und die Räume können je nach Bedarf genutzt werden. Außerdem haben wir diesen Raum so geplant, dass er am Rand der Bürofläche liegt. Ein direkter Zugang sorgt dafür, dass die Gäste nicht durch lange Gänge laufen müssen und die Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit nicht gestört werden. Zusätzlich verfügt das neue PRIF über zwei Besprechungsräume für zehn bis zwölf Personen und einen Gruppenarbeitsraum im Bereich der Bibliothek.

Flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten gehört seit Corona und dem Erfolg des Homeoffice zum Standardrepertoire in Organisationen, und wenn sich die Arbeitsplätze ständig ändern, muss auch die Technik flexibel sein. So sollte der nahtlose Übergang von einem Meeting im Konferenzraum ins nächste Büro oder sogar ins Auto möglich sein. Das Konzept „Bring your own device“, also die Möglichkeit, unterschiedliche Geräte anzuschließen, erhöht die Nutzerfreundlichkeit zusätzlich und unterstützt auch Gäste des Instituts bei Präsentationen und bei der Mediennutzung. Hier hat die Einführung des USB-C-Standards den Durchbruch gebracht, da alle neuen Geräte über entsprechende Anschlüsse verfügen und neben Strom auch Daten übertragen werden.

Im Zusammenhang mit New Work spricht man heute sehr oft von einer Clean-Desk-Philosophie, also von Tischen, die jeden Abend freigeräumt werden, damit sie flexibel genutzt werden können. Diese Philosophie sollte auch für den Konferenzraum und die Medientechnik gelten. Um Kabelsalat und Stolperfallen zu vermeiden, empfiehlt es sich, Daten möglichst kabellos zu übertragen. Steckdosen und Stromkabel gehören in die sogenannten Tischtanks oder sollten möglichst sauber und unsichtbar verlegt werden. Gleiches gilt für Kameras und Mikrofone. Auch hier empfehlen wir eine möglichst unsichtbare Installation im Raum, da dies die Bedienung erleichtert und zu einem professionellen Erscheinungsbild beiträgt. Im PRIF in Frankfurt haben wir zusätzlich eine Garderobe und einen Technikraum eingeplant. Auch das schafft Ordnung.

Eine gute Arbeitsatmosphäre entsteht auch durch eine stimmige Raumgestaltung. Zentrale Wohlfühlfaktoren sind Farb- und Bildkonzepte, ergonomische Möbel, optimale Lichtverhältnisse sowie eine gute Akustik und Beschattung, die auf die Bedürfnisse der Nutzer:innen und die vorhandene Medientechnik abgestimmt sind. Wenn all das gegeben ist, können die Mitarbeitenden ungestört in die eigentliche Arbeit eintauchen und bessere Ergebnisse erzielen.

Mit einer sorgfältigen Planung von Anfang an kann man sicherstellen, dass die Konferenzräume benutzerfreundlich und praktikabel gestaltet sind. Es ist wichtig, dass die Technik in den verschiedenen Räumen auf die gleiche Weise bedient werden kann. So kommt bei einem Raumwechsel kein Technikfrust auf. Auch regelmäßige Tests der Technik und Schulungen des Personals tragen dazu bei, dass die Medientechnik problemlos genutzt werden kann. Bewährt haben sich feste Ansprechpartner:innen, die für die Medientechnik im Haus zuständig sind.

Energieeffiziente Geräte und ressourcenschonende Materialien helfen, den ökologischen Fußabdruck einer wissenschaftlichen Einrichtung zu reduzieren. Empfehlenswert sind Geräte, die sich automatisch abschalten, um nicht unnötig Energie zu verbrauchen. Auch die Raumnutzung sollte entsprechend der tatsächlichen Nutzerzahl optimiert werden. Ein Raum, der Platz für 20 Personen bietet und nur von vier Forschenden genutzt wird, kann niemals nachhaltig sein. Deshalb haben wir uns beim PRIF in Frankfurt für eine flexible Raumaufteilung eingesetzt.

Das Sicherheitsbedürfnis unserer Kunden ist je nach Branche sehr unterschiedlich. Vorstände von Banken haben sehr hohe Sicherheitsstandards, ebenso ist es in öffentlichen Gebäuden und Schulen. Auch wenn es bei New Work viel um Transparenz und Offenheit geht, gilt das nicht unbedingt für den Konferenzraum. Hier müssen auch vertrauliche Gespräche möglich sein – und das betrifft sowohl mögliche Einblicke in den Raum als auch die Akustik und die Schallausbreitung nach außen. Schließlich sollte auch bei großen Konferenzen in den angrenzenden Räumen ungestört gearbeitet werden können.

Wer mit allen Beteiligten klar kommuniziert und die Kosten realistisch einschätzt, der vermeidet unangenehme Überraschungen im Projektverlauf. Denken Sie aber auch an die Zeit nach dem Einzug. Zukünftige Erweiterungen, technologische Weiterentwicklungen und Schulungen nach der Installation sollten ebenfalls Teil einer realistischen Kostenplanung sein.