Wie geht New Work?

Aus eigener und projektbezogener Erfahrung haben wir für Sie einige Dos and Don’ts für die Umsetzung Ihres New-Work-Konzepts zusammengestellt. Auch wir wissen: Beratung fängt bei einem selbst an. Das haben wir schon vor einigen Jahren wörtlich genommen, und so ist New Work bei uns mittlerweile gelebte Realität. In unseren Büros gibt es neben dem obligatorischen Tischkicker und dem Basketballnetz zum Beispiel digitale Whiteboards, Fernseher mit Kamera und Mikrofon in allen Besprechungsräumen, schalldichte Telefonzellen, ergonomische Arbeitsplätze und Aufenthaltsräume, in denen auch zufällige Begegnungen stattfinden können. Auch unser Unternehmen selbst entwickeln wir kontinuierlich weiter, um das New-Work-Konzept langfristig erfolgreich zu verankern.

Aus unseren eigenen Erfahrungen und den New-Work-Projekten, die wir mit unseren Kunden umgesetzt haben, hat sich ein ganzheitliches New-Work-Framework herauskristallisiert. Es umfasst vier Bereiche: Organisation, Mensch, Technologie und Arbeitsumgebung. Die Organisation bildet die Grundlage, sie soll die Flexibilität, Autonomie und Eigenverantwortung durch flache Hierarchien und interdisziplinäre Zusammenarbeit fördern. Der Mensch mit seinen individuellen Bedürfnissen steht im Mittelpunkt, unterstützt durch eine sinnstiftende Arbeitsgestaltung und eine gute Work-Life-Balance. Technologie unterstützt die Digitalisierung des Arbeitsplatzes und ermöglicht hybrides und kollaboratives Arbeiten. Eine adaptive Arbeitsumgebung, die verschiedene Arbeitsstile und die Gesundheit der Mitarbeitenden berücksichtigt, ist ebenfalls entscheidend.

Ganzheitlichkeit

Do: Betrachten Sie New Work als ganzheitliche Transformationsmöglichkeit.

Don’t: Wird einer der vier genannten Bereiche vernachlässigt, führt das zu einem Ungleichgewicht und erschwert die Umsetzung des Konzepts. Ein Beispiel hierfür sind Mitarbeitende im Homeoffice, die nicht an Meetings vor Ort teilnehmen können, weil im Meetingraum kein Fernseher mit Kamera und Mikrofon vorhanden ist (Arbeitsumgebung vs. Technologie). Oder eine Kultur des Misstrauens innerhalb der Organisation, obwohl die Mitarbeitenden nun mehr Eigenverantwortung bekommen sollen (Organisation vs. Mensch).

Tipp: Themen wie mobiles Arbeiten oder flexible Arbeitsplätze sind nur Teilaspekte von New Work. Betrachten Sie das Konzept als ganzheitlichen Paradigmenwechsel für die gesamte Arbeitswelt. Entwickeln Sie alle Bereiche gemeinsam, um die betroffenen Mitarbeitenden mitzunehmen und sie die positiven Effekte von New Work erleben zu lassen. Ermitteln Sie dazu zunächst den Status quo in allen vier Bereichen. So erhalten Sie einen Überblick, welche Themen konkret angegangen werden müssen. Hier kann sich die Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmen lohnen, das Erfahrung und Expertise in das Projekt einbringt, um eine ganzheitliche und erfolgreiche Implementierung von New Work zu gewährleisten.

Kommunikation

Do: Kommunizieren Sie Ziele und Fortschritte regelmäßig an die Mitarbeitenden.

Don’t: Wenn Sie zu wenig kommunizieren, können sich schnell Fehlinformationen verbreiten und das Engagement der Mitarbeitenden sinken.

Tipp: Unsere Erfahrung zeigt: Je offener und proaktiver Sie mit den Betroffenen kommunizieren, desto weniger Widerstand werden Sie bei der Umsetzung erfahren. Umfassende Informationen und Klarheit sind wichtig, damit keine falschen Gerüchte und Ängste entstehen. Nehmen Sie sich regelmäßig die Zeit und den Raum, um proaktiv über anstehende Veränderungen von Arbeitsplätzen, Technologien oder Arbeitsweisen zu informieren. Seien Sie dabei auch offen für die Bedürfnisse und Bedenken der Mitarbeitenden und nehmen Sie diese ernst.

Organisationskultur

Do: Ein New-Work-Konzept muss zur Organisationskultur passen, nicht umgekehrt.

Don’t: Mitarbeitende, die befürchten, dass sie ihre gewohnte Arbeitskultur nicht aufrechterhalten können, werden sich eher gegen Neues sträuben. Es ist deshalb wenig erfolgversprechend, die bestehende Arbeitskultur komplett durch neue Prozesse oder Strukturen zu ersetzen.

Tipp: Bei der Entwicklung eines New-Work-Konzepts ist es wichtig, die bestehende Arbeitskultur von Anfang an einzubeziehen. Vereinbaren Sie mit Ihrem Team deshalb eine einzigartige Art der Zusammenarbeit: Erarbeiten Sie gemeinsam Ansätze, um diese Arbeitskultur zu erhalten, und kommunizieren Sie dabei proaktiv. Wählen Sie sorgfältig den optimalen Zeitpunkt und den Zeitraum für den Übergang. Es ist essenziell, den Mitarbeitenden genügend Vorlauf zu geben, damit sie sich auf die Veränderungen vorbereiten können, und die Umstellung nicht mit allen Mitteln schnell voranzutreiben.

Technologische Ausstattung

Do: Ermöglichen Sie Flexibilität durch eine optimale technische Ausstattung.

Don’t: Fehlt die nötige technologische Unterstützung, etwa Bildschirme in hybriden Besprechungsräumen, können New-Work-Konzepte nicht umfassend umgesetzt werden und führt das schnell zu Frustration.

Tipp: Bei der technologischen Ausstattung geht es vor allem um Flexibilität. New-Work-Konzepte zeichnen sich in der Regel durch flexible Strukturen aus, die sich den unterschiedlichen Arbeitsweisen in der Organisation anpassen lassen. Genau diese Strukturen muss die eingesetzte Technik auffangen und abdecken können. Konzeption und Auswahl der Ausstattung gehen also Hand in Hand. Machen Sie sich bewusst, welche Arbeitsweisen es in Ihrer Organisation gibt und welche Bedingungen die Technik dementsprechend erfüllen muss. Beraten Sie sich im Vorfeld mit Ihrem Team, der IT-Abteilung oder externen IT-Dienstleistern, um die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen. Widmen Sie ausreichend Zeit und Ressourcen der Schulung Ihres Teams im Umgang mit diesen Technologien, um sicherzustellen, dass die technischen Möglichkeiten voll ausgeschöpft werden. Die Investition in solide Technologien und geschulte Anwender:innen wird sich auszahlen, denn die Arbeitsprozesse werden so effizienter, und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.

Teilhabe

Do: Geben Sie den Mitarbeitenden die Möglichkeit, das Konzept mitzugestalten.

Don’t: Wenn Sie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ignorieren, dann erschwert das die Konzeption und Implementierung und kann zu Fehlern führen. Täuschen Sie die Teilhabe nur vor und gehen nicht auf die Wünsche und Ideen der Mitarbeitenden ein, erhöht sich die Unzufriedenheit innerhalb der Belegschaft noch weiter.

Tipp: Es ist entscheidend, alle Mitarbeitenden von Beginn an aktiv einzubinden. Das geht weit über eine proaktive Kommunikation hinaus und bedeutet, ihnen von Anfang an echte Mitgestaltungsmöglichkeiten im Projekt zu geben. Wertschätzen Sie die von den Mitarbeitenden eingebrachten Ideen und Bedenken und arbeiten Sie gemeinsam an Lösungen für die Implementierung des Konzepts. Vermeiden Sie in jedem Fall den Eindruck, dass Sie ihre Beiträge nur zum Schein anhören. Auch wenn nicht alle Ideen umgesetzt und nicht alle Bedenken vollständig ausgeräumt werden können, ist es wichtig, die Gründe für Entscheidungen proaktiv und transparent zu kommunizieren, anstatt die Beiträge der Mitarbeitenden zu ignorieren.

Setzen Sie auf die Innovationsbereitschaft einzelner Teams und testen Sie das New-Work-Konzept zunächst in einem Team oder einer Abteilung, bevor Sie eine Entscheidung für die gesamte Organisation treffen. Informieren Sie alle Mitarbeitenden organisationsweit proaktiv über die Testphase und die daraus gewonnenen Erkenntnisse. Auf diese Weise können Sie weitere Bedenken ausräumen und den reibungslosen Start der Umsetzung des Konzepts vorbereiten.

Wer ein New-Work-Konzept erfolgreich etablieren möchte, sollte auf ein ausgewogenes Zusammenspiel der vier Bereiche Organisation, Mensch, Technologie und Arbeitsumgebung achten und sich an die Dos and Don’ts halten. Es ist ein Prozess, der Flexibilität, Zeit und Offenheit erfordert. Wenn Sie sich diese Tipps zu Herzen nehmen, können Sie eine Arbeitsumgebung schaffen, die Innovationen fördert und die Zufriedenheit sowie die Produktivität der Mitarbeitenden steigert.