Unter den Augen der Eule
- Illustration
Deborah Moldawski
Hybride Meetings scheitern oft an der Technik. Die Meeting Owl, eine Konferenzkamera mit Rundumblick, verspricht Abhilfe. Ein Erfahrungsbericht der Institute ZBW Kiel und IWM Tübingen.
In der Post-Corona-Arbeitswelt sind hybride Meetings – einige Teammitglieder sind persönlich anwesend, andere nehmen virtuell teil – unverzichtbar geworden, sie sind fast schon Standard. Und doch ist es immer noch eine Herausforderung, solche analog-digitalen Sitzungen zu organisieren. Wir alle kennen die bekannten Schwierigkeiten: Verbindungsprobleme trotz kostenintensiver Technik, eine Software, die nicht intuitiv bedienbar ist, und wegen der engen Taktung der Termine bleibt häufig auch keine Zeit, den dafür notwendigen Vorlauf einzuplanen. Die Konsequenz ist, dass die externen Teilnehmer:innen oft abgehängt oder nicht ausreichend integriert werden, weil den Moderator:innen dafür das nötige Bewusstsein fehlt. Dazu kommt, dass Meetings in unserem Umfeld häufig eher klein ausfallen, mit vier bis sechs Teilnehmer:innen – da wirkte die bisher vorhandene Technik oft überdimensioniert. Was lag also näher, als einfach mal kleiner zu denken: kleinere Meetings, kleinere Technik.
Die Lösung
Auf der Suche nach einer dafür passenden Ausstattung, die eine reibungslose Kommunikation ermöglicht und simpel aufzusetzen ist, sind wir auf die Meeting Owl gestoßen. Dieses – nebenbei bemerkt bezaubernd aussehende – Gerät ist im Wesentlichen eine 360-Grad-Kamera mit eingebautem Mikrofon. Es ist darauf ausgelegt, sowohl die physischen Teilnehmer:innen im Raum als auch die virtuellen auf dem Bildschirm optimal einzufangen. Besonders beeindruckend ist, wie gut die Meeting Owl die jeweils sprechende Person vor Ort automatisch fokussiert. Sie erkennt, wer im Raum gerade das Wort ergreift, und zoomt automatisch auf diese Person. Eine solche Funktion kann hybride Sitzungen wirklich verändern, denn sie trägt dazu bei, dass sich virtuelle Teammitglieder genauso einbezogen fühlen wie ihre physisch anwesenden Kolleg:innen. Die visuelle Ausrichtung auf die sprechende Person fördert die Aufmerksamkeit und das Engagement und verringert das Gefühl der Distanz, das oft in virtuellen Meetings aufkommt.
Ein weiterer Pluspunkt ist die aus unserer Sicht sehr gute Audioqualität. Die Mikrofone der Meeting Owl fangen den Klang im Raum ohne störende Hintergrundgeräusche oder Echos ein. In einer Umgebung, in der Gespräche zwischen den physischen und gleichzeitig mit den virtuellen Teilnehmer:innen stattfinden, ist eine klare Audioübertragung von entscheidender Bedeutung für den Erfolg des Meetings und die Zufriedenheit der Kolleg:innen. Die Meeting Owl hat uns dabei überzeugt, selbst dann, als wir in einer belebten Hotellobby saßen und ein Projektteilnehmer virtuell in das Meeting integriert war.
Vor- und Nachteile
Neben der automatischen Fokussierung und der hohen Tonqualität spricht für die Meeting Owl, dass sie sich sehr einfach bedienen lässt und dass sie mobil ist. Sie ist in etwa so groß wie eine Thermoskanne, lässt sich über einen USB-Stecker mit einem Notebook verbinden und mit einem Stromanschluss an jedem Ort in Betrieb nehmen, wo ein Meeting stattfinden soll, alles ganz intuitiv und ohne dass man sich vorher lange damit beschäftigen müsste. Ist das Gerät platziert und mit einem Computer oder Videokonferenzsystem verbunden, erledigt es den Rest praktisch von selbst: Es erkennt automatisch die im Raum befindlichen Personen und wechselt nahtlos zwischen ihnen, wenn sie sprechen. Die minimale Einarbeitungszeit sorgt dafür, dass sich das Team auf die Zusammenarbeit und die eigentlichen Inhalte konzentrieren kann.
Trotz all der Begeisterung für die Meeting Owl sind uns auch ein paar Aspekte aufgefallen, die es zu bedenken gilt: Die Bildqualität der Kamera ist gut, kann jedoch nicht mit den teuren High-End-Webcams auf dem Markt mithalten. Und obwohl die automatische Fokussierung im Großen und Ganzen zuverlässig ist, können gelegentliche Verzögerungen auftreten, wenn die Sprecher:innen sehr schnell wechseln.
Datenschutz
Vor der Nutzung einer Meeting Bowl sollte man im Hinblick auf den Datenschutz eine paar Dinge beachten bzw. voreinstellen: Bei der obligatorischen Produktregistrierung, für die eine WLAN-Verbindung notwendig ist, werden die Registrierungsdaten (Name, E-Mail, Institut) fest mit dem Gerät verknüpft, eine nachträgliche Änderung ist nur über den Herstellersupport möglich. Da die Geräte aus Sicherheitsgründen regelmäßige Updates per WLAN benötigen, ist es beim Einsatz mehrerer Meeting Owls von Vorteil, die Geräte zentral über den gleichen Registrierungsaccount zu verwalten (zum Beispiel über die IT). Neben den Updates lassen sich auf diese Weise auch die Einstellungen der Geräte zentral verwalten. Bei einer Videokonferenz kann man die Meeting Owl per USB-Kabel beispielsweise mit einem Notebook verbinden. Die Video- und Audiodaten werden dadurch lokal auf dem eigenen Gerät verarbeitet, sie werden nicht über die Server des Herstellers geleitet. Der Verwendung von Gerätenutzungsdaten und Meeting-Analysen kann und sollte man im Rahmen der Registrierung (Überschrift: Datenfreigabe) oder nachträglich über die zentrale Account-Verwaltung widersprechen.
Fazit
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Einführung von Meeting Owls die Effizienz und Qualität der Zusammenarbeit in hybriden Sitzungen deutlich verbessert hat. Die Technologie hat dazu beigetragen, die Kluft zwischen physischen und virtuellen Teammitgliedern zu überbrücken und eine nahtlose Interaktion zu ermöglichen. Die Meeting Owl hebt die Grenzen zwischen physischen und virtuellen Teilnehmer:innen auf angenehme Weise auf. Nicht selten löst sie bei Teammitgliedern vor Ort sogar kleine Begeisterungsstürme aus, denn ihr Name ist Programm: Angeschaltet ist der Eulencharakter unverkennbar, die Augen beginnen zu leuchten, zwei Eulenrufe ertönen, und manche Anwesende können ein leichtes Entzücken nicht mehr unterdrücken.