SAFE, Frankfurt: Räume öffnen

Steckbrief

Institut	Leibniz-Institut für Finanzmarktforschung SAFE im House of Finance, Campus Westend der Goethe-Universität Frankfurt www.safe-frankfurt.de
Bauvorhaben	Umbau
Zielsetzung	Mehr Arbeitsplätze auf der gleichen Fläche
Planungs- und Bauzeit	2020—2023
Projektbeteiligte	Goethe-Universität Frankfurt Bauabteilung der Goethe-Universität designfunktion Rhein-Main, Kronberg im Taunus
Quadratmeter	Beantragt: 1230 m², zzgl. Aufwuchsmöglichkeiten Bewilligt: 1050 m²

Ausgangssituation

Nach der guten Nachricht, dass SAFE den Sprung in die Leibniz-Gemeinschaft geschafft hatte, war es der erste Dämpfer: Statt der beantragten 1230 m² Bürofläche – mit mittelfristig erhoffter Aufwuchs-Option – wurden uns nur 1050 m² im House of Finance der Goethe-Universität Frankfurt zugestanden. Das war nicht mehr, als wir schon hatten. Dabei brauchten wir Büros für mehr Forscher:innen und Kapazitäten für Gastwissenschaftler:innen und Drittmittelprojekte. Und der aktuelle Stand hatte noch einen anderen Haken, den wir unbedingt ändern wollten: Unsere Büros waren über zwei Stockwerke verteilt (1. und 4. Stock); nicht ideal, um als Institut zusammenzuwachsen.

„Wir hatten von Anfang an eine Vision, wie wir zukünftig arbeiten wollen. Wir haben unsere Planung aber immer wieder an die unterschiedlichen Bedürfnisse angepasst.“

Die Bürostruktur im Haus sah so aus: nahezu ausschließlich 20 m² große Büros, üblicherweise mit einem:r Professor:in oder zwei Doktorand:innen oder administrativen Mitarbeiter:innen belegt, und einige wenige kleinere Büros, die meistens von Postdoktorand:innen belegt waren. Und obwohl sich die Institute im Haus um jeden Raum stritten, war der gefühlte Leerstand hoch: Forschungsreisen, Homeoffice, Urlaub, Krankheit – voll besetzte Büros sah man selten.

Recherche

Daran wollten wir ansetzen. Um uns inspirieren zu lassen, machten wir in unserem dreiköpfigen Vorstand einen Termin bei einem auf Büroeinrichtung spezialisierten Beratungsunternehmen – neudeutsch: Workspace Consultants. Dort hatte man gerade selbst auf „New Work“ umgestellt: große offene Flächen, verwinkelt angelegte Arbeitsplätze ohne jede Tür; zum Teil geteilte Arbeitsplätze („Desk Sharing“), zum Teil feste Plätze; Meetingräume und Telefonkabinen als verglaste Boxen mitten im Raum. Wir waren begeistert, aber auch ein wenig unsicher: Passt so ein Konzept für ein Forschungsinstitut?

Entscheidung

Nach einigen Wochen Brainstorming in kleiner Runde präsentierten wir unseren Abteilungsleiter:innen folgenden Vorschlag: Erstens, wir schaffen offene Flächen und nutzen sie möglichst gemeinsam. Als radikale Option schlugen wir Full Open Space für alle vor, die abgespeckte Option sah eine Mischung aus abgeschlossenen Büros und Gemeinschafts-Arbeitsflächen vor. Zweitens, wir tauschen unsere Räume im Haus so, dass das gesamte Institut im 1. Stock sitzt.

Unsere Professor:innen nahmen den drohenden Abstieg in das 1. OG überraschend gelassen hin, plädierten aber ansonsten für maßvolle Schritte: Bevor man sämtliche Wände einreiße, solle man klein anfangen und dann aus den ersten Erfahrungen lernen. Sie selbst bräuchten nicht so große Büros wie bisher, aber man solle berücksichtigen, dass sie auch mal ein vertrauliches Gespräch führen müssten – von der neuen Notwendigkeit für alle, regelmäßig Videokonferenzen zu führen, mal ganz abgesehen.

Auf Basis dieser Rückmeldung gingen wir den Raumtausch an und beauftragten die Workspace Consultants, ein Raumaufteilungs- und Möblierungskonzept für das 1. OG zu erstellen.

Planung

Dem ersten Konzeptentwurf folgte ein Pingpong aus internen Abstimmungen – teils mit dem gesamten Team, teils mit einzelne Statusgruppen – und Überarbeitungsrunden. Die Rückmeldungen waren sehr divers. Die Skepsis gegenüber offenen Arbeitsflächen überwog. Vor allem wurde eine zu laute Arbeitsumgebung befürchtet, die konzentriertes Arbeiten erschweren würde; Raum für vertrauliche Gespräche wurde eingefordert und vereinzelt auch das Bedürfnis nach einem eigenen Arbeitsplatz geäußert, den man sich persönlich einrichten kann. Die meisten Postdocs fanden alles andere als Einzelbüros ihrem Status nicht angemessen. Einige wenige Stimmen waren aber auch sehr positiv, freuten sich auf mehr Interaktion und Miteinander und eine Abkehr von langen dunklen Fluren mit überwiegend geschlossenen Türen.

Nach und nach konkretisierte sich das Raumkonzept: Für die Professor:innen wurden verkleinerte Einzelbüros geschaffen, auch die Postdocs erhielten Einzelbüros, die aber zugunsten eines breiteren Flurs als Gemeinschaftsfläche noch etwas kleiner ausfielen. Die Doktorand:innen bekamen mehrere Gemeinschaftsarbeitsräume mit je acht bis zehn Arbeitsplätzen, die mit Trennelementen so eingerichtet wurden, dass jede Person eine „schützende“ Wand hinter sich hat. Um trotz dieser Begrenzungen ein Gefühl der Offenheit zu erzeugen, erhielten sämtliche Türen Glasfenster.

Umbau

Bis die erste Wand wirklich eingerissen wurde, dauerte es deutlich länger als gedacht. Der Architekt des Hauses wurde eingeschaltet, Anbieter und Hersteller aus der Bauphase des Hauses (2006—2008) mussten recherchiert werden, um das einheitliche Erscheinungsbild zu gewährleisten. Die Pandemie führte permanent zu Verzögerungen. Davon abgesehen standen wir auf der Prioritätenliste der Uni-Bauabteilung auch nicht ganz oben. Erst im Frühjahr 2022 waren endlich alle Details der Bauplanung geklärt, und die ersten Gewerke wurden ausgeschrieben. Parallel starteten wir mit einer Möbel-Ausschreibung für die Gemeinschafts- und Gruppenräume – auf Basis des Einrichtungskonzepts als Markenausschreibung im Händlerwettbewerb mit Losen pro Hersteller. Die Bauarbeiten wurden in zwei Bauphasen aufgeteilt, was es uns ermöglichte, für das Team zu jeder Zeit (Not-)Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen.

Ergebnis

Was schnell auffiel: Die Gemeinschaftsarbeitsräume waren gut besucht. Eine „Flucht ins Homeoffice“ fand nicht statt. Dieser erste Eindruck bestätigte sich in einer anonymen Online-Umfrage, die die Doktorand:innen acht Wochen nach Bezug der Räume unter sich organisierten: 70 Prozent waren mit den Räumen zufrieden oder sehr zufrieden; der Rest war indifferent; (eher) unzufrieden war niemand. Wenig überraschend wurden vor allem die neue IT-Ausstattung der Räume und insgesamt vier elektrisch höhenverstellbare Tische (von denen man gerne mehr hätte) gelobt. Außerdem wurde geäußert:

• Die Trennwände zwischen den Arbeitsplätzen würden ausreichend Privatsphäre schaffen.
• Der Geräuschpegel sei geringer oder weniger störend als befürchtet.
• Die Räume würden Interaktion und Socializing fördern.
• Es herrsche insgesamt eine anregende Arbeitsatmosphäre, „wie bei einem Start-up“.

„Eine anonyme Umfrage war überwiegend positiv: Die Mitarbeiter:innen waren der Meinung, dass ihre Bedenken und Anregungen ernst genommen wurden.“

Fazit

Aktuell haben wir nun ausreichend Arbeitsplätze für alle Beschäftigten zur Verfügung – und noch Luft nach oben für Drittmittelstellen und Gastforscher:innen. Daher besteht aktuell auch (noch) keine Notwendigkeit, die Einzelbüros bei Abwesenheit anderweitig zu vergeben. Sollte das erforderlich werden, werden wir diese Option aber auf jeden Fall nutzen. Das aktuelle Team wäre mit Desk Sharing und Raumbuchungen in jedem Fall schon vertraut.

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