Professionelles Onboarding – Eine Anleitung

In einer von New-Work-Konzepten geprägten Arbeitswelt müssen wissenschaftliche Einrichtungen nicht nur qualifizierte Mitarbeitende finden, sondern diese auch langfristig halten – auch wenn die Arbeitsaufgaben und die Zusammenarbeit in Zukunft virtuell oder hybrid sind. Auf dem heutigen dynamischen Arbeitsmarkt mit seinem Fokus auf flexible Arbeitszeitmodelle, digitale Arbeit und Work-Life-Balance gewinnt das effektive Recruiting und Onboarding stark an Bedeutung.

Viele Organisationen sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, dass vielversprechende Kandidat:innen frühzeitig abspringen, oft wegen unerfüllter gegenseitiger Erwartungen. Ein erfolgreiches Onboarding, das über das Kennenlernen der Organisationsstrukturen hinausgeht und echte Beiträge zur beruflichen Entwicklung bietet, ist entscheidend für die langfristige Bindung von Mitarbeitenden, insbesondere in standortübergreifenden Teams. Die ZBW – Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft teilt ihre Erfahrungen mit Onboarding-Prozessen, um sowohl die fachliche als auch die kulturelle und soziale Integration neuer Mitarbeitenden zu unterstützen.

Professionelles Onboarding, Teil 1: Das Preboarding

Unter Preboarding versteht man die Phase zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Sie ist ein zentrales Element für einen wertschätzenden und verbindlichen Onboarding-Prozess. Und man kann auch schon sehr viel früher für eine angenehme und konstruktive Atmosphäre sorgen: Denn der erste Eindruck und die erste persönliche Begegnung sind entscheidend. Der Kommunikation (zum Beispiel am Telefon) kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Unabhängig vom Kommunikationskanal und dem Zeitpunkt im Prozess gilt daher für alle Beteiligten: Kommunizieren Sie wertschätzend, klar und verbindlich mit potenziellen Mitarbeitenden – vom Erstkontakt über das Erstgespräch bis hin zur Vertragsanbahnung. Dies fördert ein Klima des Vertrauens, der Offenheit und Transparenz und zahlt damit auf die Grundwerte von New Work ein.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Preboardings ist der Kontakt zu den neuen Teammitgliedern bereits vor dem ersten Arbeitstag. Sie können beispielsweise eine Willkommens-E-Mail vom Team, ein Vorstellungsvideo Ihres Instituts oder Teams oder eine Einladung zu virtuellen Kaffee-Meetings mit zukünftigen Teamkolleg:innen versenden. Dieses kontinuierliche Engagement zeigt, dass Ihre Organisation nicht nur Wert auf beruflichen Erfolg, sondern auch auf persönliches Wohlbefinden und Integration legt.

Die Einführung von standardisierten Prozessen, Tools und Instrumenten erleichtert die Organisation und Klärung aller anstehenden Fragen vor dem ersten Arbeitstag und schafft Sicherheit für alle Beteiligten. Dazu gehören Checklisten und standardisierte Einarbeitungspläne, die klare Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Zeitvorgaben definieren. Die Zuordnung von Pat:innen unterstützt das nahtlose Ankommen im Team und spiegelt den kollaborativen Geist von New Work wider.

Bei der Gestaltung der Einarbeitung empfehlen wir, nicht zu ambitioniert zu planen und ausreichend Freiräume sowie regelmäßige Feedbackgespräche einzukalkulieren. Stellen Sie vor dem ersten Arbeitstag noch einmal sicher, dass alles für das neue Teammitglied bereit ist. Ein letzter Check des Büros lohnt sich: Ist der Arbeitsplatz ansprechend gestaltet und vollständig ausgestattet?

Gerade für Führungskräfte, die neu in ihrer Rolle sind, kann ein unterstützendes Coaching oder eine Supervision ein besonders wertvolles Angebot sein, um sie in der ersten entscheidenden Zeit zu stärken. Ein solches Angebot unterstreicht auch, dass Ihre Organisation Führungskompetenzen fördert, dass sie Führungskräfte in ihrer neuen Rolle zu Coaches der Teammitglieder entwickelt und die zentralen Werte der New-Work-Führung vorlebt.

Das Preboarding für internationale Fachkräfte durch das Personalmanagement und die Führungskräfte ist deutlich intensiver und zeitaufwendiger. Hier ist es besonders wichtig, diese Personen im Vorfeld mit allen relevanten Informationen (z. B. Sozialversicherung, Lohnsteuer, Visum etc.) zu versorgen, mit ihnen in regelmäßigem Kontakt zu bleiben und sie bei der Wohnungssuche und Behördengängen zu unterstützen. Darüber hinaus können bestimmte Webseiten und Broschüren hilfreich sein (z. B. Welcome to Germany). Alle relevanten internen Dokumente und Informationen (z. B. Einstellungsunterlagen, Personalfragebogen, Willkommensordner, Leitlinien usw.) sollten in englischer Sprache verfügbar sein.

Unsere Top-5-Preboarding-Maßnahmen für eine effektive Integration:

1. Der erste Eindruck zählt – kommunizieren Sie wertschätzend, klar und verbindlich
2. Halten Sie Kontakt und bieten Sie an, für Fragen und Austausch da zu sein
3. Erstellen Sie den Einarbeitungsplan anhand von Checklisten und standardisierten Prozessen
4. Ordnen Sie Pat:innen zu
5. Stellen Sie sicher, dass zum ersten Arbeitstag alles bereit und vorbereitet ist

Erfahrungen unserer Führungskräfte

• „Schon vor dem ersten Arbeitstag biete ich den künftigen Teammitgliedern an, in einem Videocall alle aufkommenden weitergehenden Fragen zu beantworten, z. B. auch zu den Aufgaben.“

• „Nach meiner Erfahrung ist es entscheidend, in Kontakt zu bleiben, um Vertrauen aufzubauen und die Erwartungen der neuen Teammitglieder abzugleichen.“

Im zweiten Teil unserer Artikelserie über Onboarding richten wir den Fokus auf den nächsten entscheidenden Schritt: den ersten Tag im neuen Job.