New Work einführen

Finden Sie Ihr Team!

Neue Räume für den eigenen Programmbereich zu bauen ist eine schöne und herausfordernde Aufgabe, die Sie nur bewältigen, wenn Sie Menschen im Team haben, auf die Sie sich verlassen können. Aber bevor Sie dieses Team zusammenstellen, lohnt es sich, erst mal zu klären, welche Spezialist:innen inhouse zur Verfügung stehen. Je nach Größe des Projekts suchen Sie folgende Personen: Projektleiter:in, Architekt:in, Baukoordinator:in, Baubeauftragte, Arbeitnehmervertreter:in, HR- und Technologie-Expert:innen sowie externe Berater:innen, etwa für Organisationsentwicklung und Arbeitsplatzgestaltung.

Holen Sie auch Kolleg:innen ins Team, die von den neuen Arbeitsformen und der Transformation überzeugt sind oder schon positive Erfahrungen mit New Work gemacht haben. So schaffen Sie eine positive Grundstimmung und bekommen den Rückenwind, den Sie für den langen Weg durch Abstimmungs- und Genehmigungsphasen benötigen.

Leben Sie New Work von Anfang an!

Wenn Sie bisher noch nicht in Kontakt mit New Work und partizipativen Arbeitsformen gekommen sind, dann ist jetzt der Moment für echtes Changemanagement gekommen. Denn mit New Work sind nicht nur flexibel bespielbare Räume gemeint, sondern auch eine neue Führungskultur. Nur wenn Sie bereit sind, alte Arbeitsmodelle und Strukturen zu hinterfragen, kann Ihr Projekt gelingen. Das gilt insbesondere für Führungskräfte. Wenn diese auf Privilegien wie repräsentative Einzelbüros verzichten, sind auch die Mitarbeitenden eher bereit, Veränderungen mitzutragen.

Lassen Sie sich beraten!

Die ersten Schritte sind entscheidend für den Projektverlauf. Und deshalb sollten Sie diese erste Wegstrecke nicht alleine gehen. Holen Sie sich externe Spezialist:innen ins Boot, wie etwa das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart oder das HIS-Institut für Hochschulentwicklung e. V. in Hannover. Auch Architekt:innen, Interior-Designer:innen und Organisationsentwickler:innen können den Arbeitsprozess vorantreiben. Externe bringen frische Perspektiven und langjährige Erfahrung aus anderen Projekten mit, die Ihnen helfen, diesen Change-Prozess anzugehen. Lassen Sie sich von den Spezialist:innen zeigen, wie gewinnbringend eine solche Transformation für die Unternehmenskultur sein kann. Das ist gut investiertes Geld! Die Expert:innen können Sie bei der Prozesssteuerung unterstützen, aber auch Meetings moderieren sowie Erkenntnisse und Schritte dokumentieren.

Arbeiten Sie kooperativ!

Begreifen Sie den Prozess als kooperative Aufgabe, bei der eine breite, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gefragt ist. Am besten, Sie starten mit einem Workshop, um herauszufinden, was sich die Mitarbeitenden wünschen und was sie vermissen. Indem Sie sie schon früh einbeziehen und ihre Unterstützung suchen, schaffen Sie eine Kultur der Partizipation und des Vertrauens. In diesem Rahmen können Sie auch dafür sorgen, dass alle Projektbeteiligten ein gemeinsames Verständnis für New Work entwickeln. Das ist gar nicht so selbstverständlich. Denn tatsächlich haben wir die Erfahrung gemacht, dass es sehr unterschiedliche Auffassungen von New Work und den damit verbundenen Begriffen und Methoden gibt. Egal ob Multi Space oder agiles Arbeiten – es ist wichtig, dass alle Projektbeteiligten unter diesen Begriffen das Gleiche verstehen, damit es nicht zu Missverständnissen oder falschen Interpretationen kommt.

Bei diesem einen Workshop sollte es jedoch nicht bleiben. Regelmäßige Zusammenarbeit festigt das Verhältnis und führt zu wesentlich besseren Resultaten. Nur wenn Sie im Austausch sind, können Sie verhindern, dass den Mitarbeitenden einfach ein Konzept übergestülpt wird. Überprüfen Sie sich und Ihre Entscheidungen kontinuierlich: Sind wir noch auf dem richtigen Weg? Gibt es Verbesserungen? Nur wenn Sie immer wieder Schleifen einplanen und sich rückversichern, werden Sie zum Schluss keine unliebsamen Überraschungen erleben. Wichtig: Heben Sie hervor, was bereits erreicht wurde. Lob und Wertschätzung tun gut und locken aus der Reserve. Loben Sie auch die Qualität der Arbeit vor dem Transformationsprozess. Der Neuanfang soll keine Kritik an der bisherigen Arbeitsleistung sein. Er soll diese aufwerten.

Bleiben Sie im Gespräch!

Ermöglichen Sie es den Mitarbeitenden, sich aktiv einzubringen und gehört zu werden. Auch das Zuhören nicht vergessen! Nur so sind alle Beteiligten auf dem Laufenden und fühlen sich einbezogen. Das müssen nicht immer zeitaufwendige Workshops und Einzelgespräche sein, bei denen man Gefahr läuft, die leiseren Stimmen zu überhören. Es gibt bewährte Mittel der internen Kommunikation, auf die Sie hier zurückgreifen können, wie etwa Mitarbeitendenbefragungen, strukturierte Interviews, Nutzergespräche und das sogenannte Town Hall Meeting, ein Gesprächsformat, bei dem das Management Fragen der Beschäftigten beantwortet.

Planen Sie ausreichend Zeit und Budget ein!

Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit und finanzielle Ressourcen für die Bedarfsplanung haben. Auch hier kann ein Workshop hilfreich sein, um den Budgetrahmen festzulegen. Vergessen Sie nicht die Punkte „Reisen und Besichtigungen“ sowie „Externe Beratung“, damit es später nicht zu Schwierigkeiten kommt. Wir hören immer wieder Sätze wie: „Wenn wir die Zeit und das Geld für eine professionelle Begleitung gehabt hätten, dann wäre das sicher besser gelaufen.“ Wiederholen Sie diese Fehler nicht. Es ist wichtig, ein ausreichendes Budget zu haben und genug Zeit einzuplanen, um die Bedarfsermittlung und die anschließende Bedarfsplanung erfolgreich durchführen zu können. Kalkulieren Sie für den Prozess sechs Monate bis zwei Jahre und stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichende finanzielle Mittel verfügen.

Inspirieren und inspirieren lassen!

Fördern Sie den Austausch zwischen den Mitarbeitenden, um wertvolle Eindrücke und Empfehlungen zu ermöglichen. Schauen Sie sich gemeinsam positive Beispiele anderer Unternehmen an, die New Work bereits praktizieren. Starten Sie eine Austauschplattform mit den Teams anderer Institute, die bereits umgebaut haben oder die, so wie Sie, noch mitten im Prozess stecken. Ermutigen Sie die Beschäftigten, sich gegenseitig zu informieren, Erfahrungen zu teilen und sich untereinander zu beraten. So können Sie an Ihrem Institut eine eigene Expertise aufbauen.

Bringen Sie Bedürfnisse und Räume in Einklang!

Wer heute an seinen Arbeitsplatz im Büro kommt, möchte mehr als nur Aufgaben abarbeiten; spätestens seit der Pandemie stehen Austausch, Teamarbeit und Kreativität im Mittelpunkt eines Arbeitstages. Die Formen der Zusammenarbeit sind allerdings vielfältig. Manche Kolleg:innen kommen nur mal kurz für ein Meeting ins Büro und verschwinden dann wieder im Homeoffice. Andere arbeiten drei Tage pro Woche im Büro, wieder andere fünf. Es ist diese Art der Flexibilität, die sich auch in der Gestaltung verschiedener Arbeitsplatzqualitäten niederschlagen sollte. Planen Sie für diese Dynamik mehr Meeting-Räume ein, als sie es früher getan hätten, und bestimmen sie Orte wie die Küche zum Zentrum des Büros. Denn wie bei einer Party finden die besten Gespräche in der Küche statt. Wichtig sind auch Workshop-Räume, die nicht nur mit Flipcharts, Markern und Klebezetteln ausgestattet sind, sondern mit modernster Technologie, um hybrid die Kolleg:innen im Homeoffice einzubeziehen. Am besten sammeln Sie in einem Workshop Ideen und Wünsche der Mitarbeitenden auf einer Liste und ordnen Sie diese nach Zonen und Netzwerken. Die Betonung liegt hier auf „Ideen der Mitarbeitenden“. Führungskräfte halten sich hier besser zurück. Der Prozess gelingt nur, wenn bottom-up gearbeitet wird und die Vorschläge direkt von den Mitarbeitenden kommen.

Nehmen Sie Bedenken im Team ernst!

Debatten in Transformationsprozessen können sehr emotional werden. „Wenn Ihr das durchzieht, dann kündige ich.“ Das ist ein Satz, den wir so oder ähnlich schon öfter gehört haben. Nehmen Sie diese Verunsicherung ernst. Es ist selbstverständlich, dass Menschen die Umgebung und die Arbeitsformen schätzen, die sie kennen und praktizieren. Bieten Sie einen Raum, in dem Bedenken ausgesprochen und diskutiert werden können, und tauschen Sie sich mit den Arbeitnehmervertreter:innen dazu aus. Aber lassen Sie sich durch Kündigungsdrohungen auch nicht entmutigen. Laden Sie die Beteiligten ein, sich erst mal die Ideen anzuhören oder beispielhafte Büros zu besuchen, bevor sie ein Urteil fällen.

Es kann hilfreich sein, neue Strukturen zunächst zu testen. Planen Sie daher kleinere Pilotprojekte ein. Das setzt natürlich eine gewisse Offenheit bei den Mitarbeitenden voraus, kann aber dabei helfen, alte Muster zu verlassen.

Bleiben Sie am Ball!

Ihr künftiges Projekt ist anspruchsvoll und benötigt sehr viel Geduld und Ausdauer. Stellen Sie sich darauf ein, dass Sie Rückschläge im Team auffangen und gemeinsam nach kreativen Auswegen suchen müssen. Reagieren Sie flexibel auf Veränderungen, aber ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren. Auch nach dem Einzug in die neuen Räume ist der Prozess längst noch nicht zu Ende. In den ersten Wochen und darüber hinaus sind noch Anpassungen vonnöten, die sehr wichtig für die nachhaltige Zufriedenheit der Mitarbeitenden sind. Dies kann alle Bereiche betreffen: Der Arbeitsplatz ist vielleicht zu weit von den Projektpartner:innen entfernt, Sitzgelegenheiten fehlen, Sichtschutz ist nicht ausreichend etc. Hier sind Ihre Moderationsfähigkeiten und Ihre guten Beziehungen zu den Mitarbeitenden erneut gefragt. Denken Sie daran: Der New-Work-Prozess kann nur nachhaltig sein, wenn er von allen Beteiligten dauerhaft gelebt und „geliebt“ wird.