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    Gemeinsam zum Ziel

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      Luisa Mielke

    In einer Zeit, in der Beschäftigte zeit- und ortsunabhängig arbeiten, ist Kommunikation für die Zusammenarbeit entscheidend. Digitale Werkzeuge fördern eine kollaborative Arbeitskultur. Welche Vorteile bietet diese und wie lässt sie sich etablieren?

    Kollaboratives Arbeiten ist eine Form der Zusammenarbeit (im Team, bei einem Projekt oder in einer Organisation), die auf Offenheit und Transparenz basiert. Dahinter steht die Überlegung, dass man effizienter ist und bessere Ergebnisse erzielt, wenn man gemeinschaftlich an einem gemeinsamen Ziel arbeitet anstatt isoliert. Digitale Werkzeuge und Plattformen unterstützen eine solche Zusammenarbeit, indem sie beispielsweise die Echtzeitkommunikation, die gemeinsame Dokumentenbearbeitung und Aufgabenverwaltung vereinfachen.

    In einer kollaborativen Arbeitskultur stehen Kommunikation und Austausch im Vordergrund. Es geht darum, dass Informationen niedrigschwellig untereinander ausgetauscht werden und Ideen oder Probleme schnell geteilt und diskutiert werden können, verbunden mit einer respektvollen Kommunikations- und Feedbackkultur. Dies fördert den Wissensaustausch, um voneinander zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Verschiedene Formen der Partizipation sollen es außerdem ermöglichen, die Beschäftigten besser in Entscheidungsprozesse einzubinden. Grundsätzlich geht kollaboratives Arbeiten oft einher mit flachen Hierarchien sowie selbstorganisiertem und eigenverantwortlichem Arbeiten. Insgesamt bietet das verschiedene Vorteile:

    • Steigerung der Effizienz
    • Höhere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
    • Förderung von Innovation und Kreativität
    • Neue Formen der Partizipation
    • Ein gemeinsames Arbeitsumfeld für Wissensaustausch und Lernen

    Herausforderungen des Kollektiven

    Die Einführung einer kollaborativen Arbeitskultur bringt Herausforderungen mit sich. Dies hängt sowohl damit zusammen, dass eine digitale Infrastruktur genutzt werden soll, als auch mit den neuen Formen der Zusammenarbeit – dabei gibt es Überschneidungen mit anderen Ansätzen wie dem . Was sind die größten Herausforderungen?

    Technologische Hürden

    Je nach Anforderung sollte in einem Unternehmen bzw. einer Organisation eine digitale Infrastruktur zur Verfügung stehen, die auf einer oder mehreren Plattformen und Werkzeugen aufgebaut ist. Schlechte Integrationsmöglichkeiten einzelner Plattformen oder fehlende digitale Kompetenzen können zu Problemen führen.

    Kommunikationsprobleme

    Kollaborative Arbeitsumgebungen bieten zahlreiche Wege, um synchron oder asynchron zu kommunizieren. Das kann aber auch schnell auf eine Informationsüberflutung und damit Überforderung hinauslaufen, u. a. wenn ein Großteil der Informationen gar nicht relevant ist. Auch die ständige Verfügbarkeit und die Erwartungshaltung an Responsivität können negative Folgen haben, Stresssituation schaffen und die Arbeitsbelastung erhöhen.

    Kulturelle Unterschiede

    Unterschiedliche Arbeitskulturen und Kommunikationsstile sorgen in einer kollaborativen Arbeitsumgebung, wo man sich womöglich seltener in Präsenz sieht, für entsprechendes Konfliktpotenzial und können zu Missverständnissen führen.

    Veränderungswiderstand

    Soll eine kollaborative Arbeitskultur eingeführt werden, geht das auch mit einem organisatorischen Wandel einher, beispielsweise mehr Selbstorganisation und Eigenverantwortung sowie einem Führungsstil, der partizipative Entscheidungsprozesse einbezieht. All dies kann bei Mitarbeitenden und Führungskräften, die etablierte Arbeitsweisen und Hierarchien gewohnt sind, auf Widerstände stoßen.

    Datenschutz und -sicherheit

    In einer digitalen Infrastruktur müssen entsprechende Anforderungen und Richtlinien für Datenschutz und Datensicherheit erfüllt werden, um personenbezogene und vertrauliche Daten entsprechend zu schützen. Dies kann Einschränkungen zur Folge haben, etwa dass nicht alle Informationen für alle zugänglich sind. Viele kollaborative Plattformen und Werkzeuge sind zudem Cloud-basiert. Werden der Datenschutz und die Datensicherheit nicht ausreichend beachtet, droht ein Vertrauensverlust bei den Beschäftigten.

    Die Transformation planen

    Ähnlich wie die Digitalisierung sollte auch die Umsetzung einer kollaborativen Arbeitsumgebung als Transformationsprozess verstanden werden. Es müssen nicht nur entsprechende neue Technologien eingeführt werden, auch Arbeitsprozesse und -kulturen müssen sich verändern. Eine solche Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess, in dessen Verlauf die Beschäftigten stets dazulernen, besser verstehen und sich weiterentwickeln. Ein mögliches Vorgehen wäre, zunächst Erfahrungen in einem kleineren Rahmen zu sammeln, z. B. in einem Team oder bei einem Projekt. Dabei sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

    Wahl der Plattform und Werkzeuge

    Die Basis kollaborativen Arbeitens bildet eine geeignete digitale Infrastruktur. Ein wesentlicher Schritt ist es deshalb, die richtigen Plattformen und Werkzeuge auszuwählen, die die Bedürfnisse der Teams bzw. der Organisation erfüllen und zudem den Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz entsprechen. Übliche Plattformen ermöglichen etwa die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten, die teils wie ein Cloud-Speicher oder ein Wiki organisiert sind, oder eine umfassende Aufgaben- und Projektverwaltung. Einige bieten auch bereits Kommunikationsfunktionen wie Chats und Videokonferenzen an, für die es jedoch auch viele spezialisierte Werkzeuge gibt – ebenso für andere Bereiche wie Brainstorming und Entscheidungsprozesse. Einen ersten Überblick kann man sich über Softwarevergleichsplattformen verschaffen:

    Klar definierte Ziele und gemeinsame Vision

    Um eine kollaborative Arbeitskultur zu etablieren, ist eine sorgfältige strategische Planung und Umsetzung erforderlich. Es sollte klar definiert werden, welche Ziele damit erreicht werden sollen und welche Erwartungen damit verbunden sind. Das hilft, eine gemeinsame Vision zu entwickeln, was durch kollaboratives Arbeiten erreicht werden kann und wie dies zur Gesamtstrategie der Organisation beiträgt. Idealerweise sollten alle Beschäftigten über einen partizipativen Ansatz eingebunden werden, was die Motivation und das Engagement steigert – und die Akzeptanz für Veränderungen erhöht.

    Förderung einer offenen Kommunikationskultur

    Eine kollaborative Arbeitsumgebung soll die Kommunikation und den Informationsaustausch über digitale Werkzeuge und Plattformen fördern und erleichtern. Dabei können Regeln helfen, um beispielsweise festzulegen, welche Kommunikationsmittel für welchen Zweck genutzt werden bzw. wo welche Informationen hingehören – aber auch, welche Tonalität und welche Umgangsformen erwünscht sind. Ziel ist eine respektvolle Kommunikationskultur, die eine vertrauensvolle Atmosphäre schafft, offen für Ideen ist und zum Kommunizieren ermutigt. Ein paar Tipps zur Umsetzung einer offenen Kommunikationskultur gibt es hier: https://www.hrjournal.de/eine-offene-kommunikationskultur-entwickeln

    Förderung einer kollaborativen Lernkultur

    Um sich mit kollaborativen Plattformen und Werkzeugen vertraut zu machen und diese effektiv nutzen zu können, müssen Beschäftigte entsprechend geschult werden. Eine auf Austausch und Zusammenarbeit ausgerichtete Kollaborationsplattform sollte aber auch dazu genutzt werden, gemeinschaftliches Lernen zu fördern. Es sollte Räume geben für Fragen, Feedback und gegenseitige Unterstützung. Dies hängt letztlich eng mit einer offenen Kommunikationskultur zusammen.

    Fazit: In Zukunft kollaborativ

    Die kollaborative Arbeitskultur ist eine vielversprechende Antwort auf den signifikanten Wandel in der modernen Arbeitswelt. Sie hat viele Vorteile, ihre Umsetzung bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich – die Transformation hin zu einer kollaborativen Arbeitsweise ist ein kontinuierlicher Prozess, der durch strategische Planung, klare Zielsetzungen und die Förderung einer offenen Kommunikations- und Lernkultur unterstützt werden sollte. Die Auswahl geeigneter Plattformen und Werkzeuge, die Anpassung von Strukturen und Arbeitsprozessen sowie die Schulung der Beschäftigten sind entscheidende Schritte auf diesem Weg. Letztendlich bietet eine kollaborative Arbeitskultur die Möglichkeit, die Potenziale der Digitalisierung voll auszuschöpfen und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die nicht nur produktiver und flexibler, sondern auch integrativer und innovativer ist. Sie kann ein wesentlicher Baustein für den Erfolg und die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen und Organisationen in einer Arbeitswelt sein, die immer vernetzter und dynamischer wird.

    Weitere Quellen

    Im Internet findet man etliche Webseiten mit hilfreichen Informationen und Praxistipps rund ums kollaborative Arbeiten. Diese Webseiten werden aber oft von Unternehmen betrieben, die selbst entsprechende Plattformen und Services anbieten. Aus diesem Grund sind folgend noch ein paar interessante Quellen aufgeführt, ohne damit aber eine konkrete Empfehlung für einen einzelnen Anbieter auszusprechen.