Flexibel mit System

Es ist noch gar nicht lange her, da begann der erste Arbeitstag an einem Leibniz-Institut ungefähr so: Nach der Begrüßung bekamen neue Beschäftigte einen festen Arbeitsplatz mit PC zugewiesen. Er war so ausgestattet, dass man dort alle notwendigen Arbeiten erledigen konnte, und man war in der Regel über ein Tischtelefon unter einer Festnetzrufnummer erreichbar. Das Büro oder der Arbeitsplatz wurde mit einem Schild personalisiert, auf dem der Name und vielleicht eine Funktionsbezeichnung stand. Vor Arbeitsbeginn musste man sich von nun an keine Gedanken mehr darüber machen, an welchen Platz man sich setzen konnte, und die Kolleg:innen wussten genau, wo sie einen finden konnten, wenn man vor Ort war.

Doch seit der Pandemie spielt ein flexibler Arbeitsort für die Beschäftigten eine immer größere Rolle, und mit der Umsetzung der New-Work-Prinzipien in den Instituten nimmt auch die Anzahl der fest zugewiesenen Arbeitsplätze immer mehr ab. Es lässt sich immer häufiger beobachten, dass neue Beschäftigte an ihrem ersten Arbeitstag nur noch ein Notebook erhalten, einen festen Arbeitsplatz aber nicht.

Aus diesem zugegebenermaßen stark vereinfacht dargestellten Wandel ergeben sich eine Reihe von Fragen, die man sich bei der Planung von neuen flexiblen Arbeitsumgebungen, neuen Bürogrundrissen und neuen Formen der Zusammenarbeit stellen sollte:

• Wie finden Beschäftigte einen freien Arbeitsplatz?
• Wie findet man seine Kolleg:innen an flexiblen Arbeitsplätzen?
• Wo kann man spontan eine Besprechung mit mehreren Personen ansetzen oder allein in Ruhe telefonieren bzw. an einer Videokonferenz teilnehmen?

Auf diese Fragen können Raumbuchungssysteme eine Antwort liefern. Welche Möglichkeiten bieten sie?

• Mit einem Raumbuchungssystem kann man vor Dienstbeginn oder auch schon Tage im Voraus einen Arbeitsplatz oder Raum reservieren – je nach Bedarf auch wechselnde Räume für verschiedene Uhrzeiten oder Tage.
• Jederzeit kann man hier nachsehen, welche Besprechungsräume oder welche Kommunikations- bzw. Kollaborationsräume gerade frei sind.
• Sucht man eine bestimmte Person, lässt sich dem System entnehmen, welchen Raum oder Arbeitsplatz sie momentan gebucht hat.
• Raumbuchungssysteme bieten aber auch die Möglichkeit, sich anhand von Displays zu informieren, ob der Raum dahinter gerade frei ist, und ihn gleich zu buchen.

Heißt das also, dass man in Zukunft um Raumbuchungssysteme nicht mehr herumkommen wird, wenn man Arbeitsplätze und Räume flexibel nutzen will? Nicht unbedingt, denn nicht in allen Fällen sind sie notwendig. Etwa wenn es so viele Arbeitsplätze gibt, dass jeder Beschäftigte in den bevorzugten Bereichen immer einen passenden Arbeitsplatz findet – dann kann ein verpflichtendes Raumbuchungssystem einen zusätzlichen organisatorischen Overhead bedeuten. Und wenn Organisationseinheiten in der Regel in bestimmten Etagen oder Bereichen erreichbar sind und dort auch genügend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, dann muss man nicht unbedingt in einem Raumbuchungssystem prüfen, wo sich eine gesuchte Person aufhält. Zusätzlich können auch Kommunikationstools wie z. B. Chatsysteme die Kontaktaufnahme unterstützen, ohne zwingend ein Raumbuchungssystem einsetzen zu müssen.

In jedem Fall gilt es aber, die mögliche Nutzung von Raumbuchungssystemen bei der Planung von neuen Arbeitsumgebungen von Anfang an mitzudenken. Insbesondere bei Um- oder Neubauten sollte man z. B. die Verkabelung bzw. WLAN-Versorgung der Systeme berücksichtigen. Alle Verkabelungen, die nachträglich eingebaut werden müssen, sind deutlich teurer, und sie lassen sich häufig auch nicht mehr unter Putz verlegen.

Je nach Raumbuchungssystem und der dazugehörigen Hardware kommen folgende Verkabelungen infrage:

• Verkabelung eines Stromanschlusses für die Displays, die Raum- oder Arbeitsplatzreservierungen anzeigen. Ggf. können die Displays aber auch über Power over Ethernet (PoE) und ein Netzwerkkabel mit Strom versorgt werden, dies ist im Einzelfall zu prüfen. Alternativ ließen sich die Displays auch mit Batterien nutzen, die jedoch von Zeit zu Zeit erneuert werden müssen. Dabei stellt sich dann die Frage der Nachhaltigkeit.
• Verkabelung für den Netzwerkanschluss oder eine ausreichende WLAN-Versorgung für die Verbindung der Displays mit dem Raumbuchungssystem.
• Verkabelung von Sensoren, die erkennen, ob sich Personen in einem Raum befinden, und ein entsprechendes Signal an das Raumbuchungssystem senden.

Bei der Auswahl eines geeigneten Raumbuchungssystems sollten außerdem eventuell notwendige Schnittstellen zu vorhandenen Systemen berücksichtigen werden:

• Soll das System an die Kalender eines Exchange-Servers angebunden werden und über ein entsprechendes Outlook-Plug-in verfügen?
• Werden bereits Displays oder andere Hardware eingesetzt, die mit dem System kompatibel sein müssen?

Ein einfaches Raumbuchungssystem lässt sich ohne zusätzliche Software mit Exchange und Outlook realisieren. Räume und einzelne Arbeitsplätze lassen sich als Ressourcen hinzufügen, die man bei der Erstellung von Terminen einbinden kann – beim Versenden des Termins wird dann die jeweilige Buchung des Raumes bzw. Arbeitsplatzes ausgelöst. In der Kalenderansicht der Ressource kann man sehen, wann ein bestimmter Platz noch frei ist und z. B. auch, wer einen Platz gebucht hat. Der administrative Aufwand dieser Lösung ist allerdings relativ hoch, und die Möglichkeiten sind eher begrenzt. Hier haben spezialisierte Raumbuchungssysteme Vorteile, insbesondere die einfache und übersichtliche Bedienbarkeit und zusätzliche Funktionen.

Kriterien für die Auswahl eines Raumbuchungssystems sollten sein:

• Angeboten werden unterschiedliche Wege, um einen Arbeitsplatz zu buchen (z. B. Outlook-Plug-in, Webbrowser, App, Display an den Räumen, zentrales Raumbuchungsdisplay)
• Darstellbarkeit der Arbeitsplatzausstattung (Auflistung, ggf. grafische Darstellung)
• Suchfunktion für Kolleg:innen, die einen Raum gebucht haben
• Reports zur Nutzung und Auslastung der Arbeitsplätze/Räume für die Administration des Systems und ggf. zur laufenden Kontrolle, ob das aktuelle Raumangebot an neue Bedürfnisse anzupassen ist
• Hosting als Cloud-Dienst oder im eigenen Rechenzentrum
• Datenschutzkonformität
• Kosten für Implementierung, Lizensierung, Betrieb und Wartung (gegliedert in Einmalkosten, monatliche oder jährliche Kosten)
• Vertragslaufzeiten und Zeitrahmen für die Implementierung

Für Organisationseinheiten und Teams, die in Zukunft im Sinne von New Work ihre Arbeitsumgebung flexibel und ihren Bedürfnissen entsprechend gestalten wollen, können Raumbuchungssysteme für Sitzungsräume und flexible Arbeitsplätze sinnvoll und wichtig sein. Mit solchen Systemen lassen sich Räume und Arbeitsplätze effizient nutzen und kann die Zusammenarbeit gefördert werden. Denn nichts ist schlimmer, als wenn es nach der Abschaffung fest zugewiesener Arbeitsplätze Konflikte um Tische oder Räume gibt, Kolleg:innen sich nicht finden können oder die Spontanität ausgebremst wird und man länger suchen muss, bis man einen freien Arbeitsplatz im Institut gefunden hat. Ein verlässliches Raumbuchungssystem kann für größere Institute deshalb ein wichtiger Baustein für eine effiziente und produktive Zusammenarbeit sein.

Beispiele für Raumbuchungssysteme

Name	Website
Flexopus	www.flexopus.com/plattform/raumbuchungssystem
raum]für[raum, Raumverwaltung	www.raumverwaltung.de/raumverwaltung
vysoft, Ressourcenmanagement	www.vysoft.eu/software/ressourcen-management/raumverwaltung
GoBright	gobright.com/de/products/desk-booking-system

Beispiele für Displays

Name	Website
Logitech Tap Scheduler	www.logitech.com/de-de/products/video-conferencing/room-solutions/tap-scheduler.952-000091.html
Joan	getjoan.com/room-booking-solution
Roomz	roomz.io/meeting-room-solution