Die ersten Wochen und Monate

In den ersten Wochen und Monaten ist es wichtig, die Integration, das Gemeinschaftsgefühl und die Vernetzung innerhalb der Organisation zu fördern. Jedes wissenschaftliche Institut hat seine eigene Kultur. Welche Richtlinien gibt es z. B. für die Anrede in E-Mails? Wie ist die Feedbackkultur in der Einrichtung? Und vieles mehr. Als Führungskraft oder Pat:in ist es Ihre Aufgabe, neue Mitarbeitende respektvoll in diese Kultur einzuführen. Ziel ist es, ihnen Orientierung und Sicherheit zu geben, damit sie sich in ihrem neuen Umfeld schnell zurechtfinden und wohlfühlen.

Eine klare Orientierung über die internen Informationswege hilft den neuen Mitarbeitenden, sich zurechtzufinden und effizient zu kommunizieren. Erklären Sie ihnen, welche Kanäle für spezifische Informationen genutzt werden, von E-Mails und Newslettern über das Intranet bis hin zu internen Veranstaltungen.

Um die Integration in das Team und die gesamte Organisation zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen, aktiv Möglichkeiten zur Vernetzung mit anderen Abteilungen anzubieten und zu fördern – sowohl auf fachlicher als auch auf persönlicher Ebene. Informieren Sie neue Teammitglieder über interne Veranstaltungen und Gruppenaktivitäten wie Neujahrsempfänge, Sommerfeste oder gemeinsame Sportveranstaltungen, die den Teamgeist stärken.

Informieren Sie auch darüber, welche Möglichkeiten der Weiterbildung es in Ihrem Institut gibt und wie sich neue Mitarbeitende in laufende Projekte oder Initiativen einbringen können.

Angesichts der Informationsflut über verschiedene Kanäle ist es wichtig, dass neue Teammitglieder lernen, wichtige Nachrichten und Mitteilungen zu erkennen und zu priorisieren. Nehmen Sie sich die Zeit, insbesondere internationale neue Mitarbeitende die Bedeutung von Einladungen und allgemeinen Mitteilungen (z. B. E-Mails an alle) zu erklären, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden. Ein zweisprachiger Hinweis in der Betreffzeile hat sich in der ZBW bewährt, um die Aufmerksamkeit und das Verständnis zu verbessern.

Darüber hinaus fördern wir die Integration der internationalen Mitarbeitenden aktiv durch Deutschkurse. Um den Spracherwerb nachhaltig zu festigen, empfehlen wir unseren Führungskräften, bei Besprechungen oder Präsentationen nicht nur Englisch, sondern auch Deutsch zu sprechen.

Unsere Top-5-Empfehlungen für die ersten Wochen und Monate:

• Orientierung über die Organisationskultur und internen Informationskanäle geben
• Die Priorisierung von internen Mitteilungen vermitteln
• Abteilungsübergreifende Vernetzungsmöglichkeiten anbieten und fördern
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten aufzeigen
• Internationale Mitarbeitende besonders unterstützen

Erfahrungen unserer Führungskräfte

• „Damit die Orientierung leichter fällt, begleite ich neue Teammitglieder bei der ersten Standortfahrt, stelle möglichst viele Kolleg:innen vor und rege an, sich zum Essen zu verabreden.“

• „Das Onboarding mit anderen Schnittstellen oder Abteilungen plane ich gestaffelt, damit neue Mitarbeitende in Meetings bereits genug Hintergrundwissen haben, um den Kontext zu verstehen.“

• „Wir unterhalten uns viel per Chat und am Rande der regelmäßigen Teammeetings.“

• „Wir planen direkt zu Beginn konkrete Einsatzgebiete oder den Einstieg in unsere Projekte, neben den gestaffelten Einarbeitungs- und Kennenlernterminen. Die laufende Rückkopplung hinsichtlich aufkommender Fragen, Probleme oder auch Anforderungen und Ausstattungswünsche im IT-/Entwicklungsbereich, Schulungen etc. ist essenziell. Zudem ist es elementar, die benötigten Skills kontinuierlich gemeinsam abzugleichen und Schulungsbedarf kurzfristig umzusetzen. Dies bedingt, dass neue Teammitglieder, die ich als Führungskraft fördere, auch offen sind.“

Im vierten und letzten Teil unserer Serie zeigen wir, wie Sie nach einer erfolgreichen Einarbeitung die langfristige Integration der Mitarbeitenden fördern können.