Der erste Arbeitstag

Als Führungskraft kommt Ihnen beim Onboarding eine Schlüsselrolle zu. An erster Stelle steht, dass Sie selbst die neuen Mitarbeitenden herzlich und persönlich begrüßen.

Nehmen Sie sich Zeit für ein Gespräch, das Ankommen im neuen Büro, den Technik-Check und die wichtigsten organisatorischen Dinge für den Start. Als Pat:in sind Sie neben der Führungskraft die entscheidende Person in der Einarbeitungsphase. Sie fungieren als niederschwellige Ansprechperson und erleichtern den neuen Mitarbeitenden die Aufnahme in die Organisation.

Zeitliche Verfügbarkeit: Halten Sie sich als Führungskraft und auch als Pat:in den gesamten ersten Tag im Kalender frei und seien Sie ansprechbar, um einen erfolgreichen Start zu gewährleisten. Eine offizielle Begrüßungsmail nach Hause oder eine Erwähnung auf der Intranet-Homepage sind Zeichen der Wertschätzung.

Der Willkommensordner Ihres Instituts von A bis Z: Bündeln Sie relevante Informationen und Dokumente Ihrer Einrichtung in einem ansprechend gestalteten Willkommensordner und überreichen oder verschicken Sie diesen am ersten Arbeitstag – ganz wie es zu Ihrer Institutskultur passt. In der ZBW enthält der Willkommensordner neben organisatorischen Informationen auch eine Einführung in unsere Kultur und Werte.

Unsere Top-5-Maßnahmen für den ersten Arbeitstag:

1. Herzlicher und persönlicher Empfang durch die Führungskraft – in Präsenz oder virtuell
2. Ankommen am neuen Arbeitsplatz, Willkommensordner und Einarbeitungsplan wird überreicht/übersendet, Gespräch mit der Führungskraft und Kennenlernen der/des Pat:in
3. Kommunikation ins Haus: Willkommensmail und Post auf der Intranet-Homepage
4. Gemeinsames Mittagessen mit Führungskraft/Pat:in oder gesamtem Team
5. Seien Sie als Führungskraft und Pat:in präsent und den ganzen Tag ansprechbar

Erfahrungen unserer Führungskräfte

• „Ein gemeinsames Mittagessen oder eine kurze Kaffeerunde mit dem ganzen Team am ersten Tag hat sich als einfache, aber effektive Methode erwiesen, um neue Teammitglieder willkommen zu heißen und sofort ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen.“

Grundlegende Empfehlungen für Führungskräfte für den ersten Tag und die Zeit danach:

• Onboarding persönlich gestalten: Fördern Sie das Gemeinschaftsgefühl durch persönliche Gespräche, gemeinsame Mittagessen oder Kaffeepausen – auch virtuell. In der hybriden Arbeitswelt von New Work fördert dies das Wir-Gefühl und eine motivierende Arbeitsatmosphäre.
• Aktives Zuhören: Kommen Sie mit den neuen Mitarbeitenden ins Gespräch und hören Sie aktiv zu. Erfahren Sie mehr über die Wünsche und Vorstellungen Ihrer neuen Teammitglieder, klären Sie gegenseitige Erwartungen und bleiben Sie durch regelmäßigen Austausch im Gespräch.
• Feedbackkultur: Stärken Sie das Vertrauen durch einen kontinuierlichen Dialog und regelmäßiges gegenseitiges Feedback. Dieser Dialog ermöglicht es Ihnen, den Integrationsfortschritt – fachlich, kulturell und sozial – im Auge zu behalten. Geben Sie neuen Mitarbeitenden zeitnah ein offenes und konstruktives Feedback zu ihren Leistungen. Ebenso wichtig ist das Feedback der neuen Mitarbeitenden an Sie: Was läuft bei der Einarbeitung gut, was nicht? Was fällt ihnen auf? Welche Ideen haben sie? Wo sehen sie Potenziale in den Abläufen oder der Arbeitsorganisation?
• Vorbereitung der Vorstellungsrunde im Haus: Auch wenn der Einarbeitungsplan schon steht: Besprechen Sie mit Ihren neuen Teammitgliedern, wie und wann sie sich in welchen Besprechungen mit ihren Schwerpunkten und Erfahrungen vorstellen oder wie und wann Sie als Führungskraft Ihre neuen Mitarbeitenden vorstellen.
• Vorstellung bei der Direktion: Es wird als sehr wertschätzend empfunden, wenn die neuen Teammitglieder in den ersten Tagen bei der Direktion vorgestellt werden bzw. diese auch kurz Zeit für eine Begrüßung und einen kleinen Austausch hat.
• Erleichterung der Kontaktaufnahme: Sorgen Sie als Führungskraft dafür, dass das neue Teammitglied in den ersten Tagen die direkten Kolleg:innen im Team ganz ohne Scheu kennenlernen kann, um die Kontaktaufnahme zu erleichtern. Ob persönlich oder in einem ersten gemeinsamen virtuellen Meeting – es gibt es kein Richtig oder Falsch.

Im dritten Teil der Serie erklären unsere HR-Expertinnen, wie Sie neue Kolleg:innen in den ersten Wochen und Monaten am besten ins Team integrieren und worauf es ankommt.