Das KAP-Team: Eine agile Einheit an der ZBW

Zwei-Pizza-Regel

Das KAP-Team besteht aktuell aus sechs Personen, was der Zwei-Pizza-Regel entspricht und somit eine ideale Teamgröße darstellt. Die Teammitglieder stammen aus verschiedenen Abteilungen des Programmbereichs und haben unterschiedliche Funktionen inne: Prozessmanagement, Metadaten-Management, (Bibliotheks-)Informatik, Wissensorganisationssysteme, Automatisierung, Daten-Qualitätsmanagement.

Agiles Team

Unser Team erfüllt die Anforderungen an ein agiles Team: Es ist crossfunktional und besteht sowohl aus Generalist:innen als auch aus Spezialist:innen verschiedener Fachgebiete und mit unterschiedlichen Funktionen. So wirken verschiedene Perspektiven zusammen, und es kann zu einem produktiven Gedankenaustausch kommen. Ein agiles Team sollte selbstständig handlungsfähig sein und eigene Entscheidungen treffen können. Voraussetzung dafür ist, dass beide Seiten ein agiles Mindset verinnerlicht haben (siehe auch das Agile Manifest), die Führungskräfte genauso wie die Mitarbeitenden: Die Vorgesetzten – in unserem Fall die Programmbereichsleitung und die Abteilungsleitungen – müssen Kontrolle abgeben und darauf vertrauen, dass das agile Arbeitsteam die übertragene Freiheit und Verantwortung auch sinnvoll einsetzt.

Denn beim agilen Arbeiten geben sie lediglich das Ziel bzw. die Vision des Institutes vor, stecken Rahmenbedingungen ab bzw. ermöglichen das benötigte Arbeitsumfeld. Die Art und Weise, wie diese Vision und die damit abgestimmten Ziele realisiert werden, ist Sache des Teams. Agile Teams dürfen und sollen Verantwortung übernehmen – was nicht selbstverständlich ist in einer hierarchisch organisierten Institution!

Wiki für mehr Transparenz

Wir arbeiten transparent und kommunizieren offen und vertrauensvoll. Alle an uns herangetragenen oder von uns identifizierten Aufträge machen wir im ZBW-Wiki öffentlich zugänglich und dokumentieren den Stand der Bearbeitung. Naheliegend wäre es gewesen, dafür die Projektmanagement-Anwendung Jira zu nutzen, die für agiles Arbeiten geeignet ist (mit einem Kanban-Board für die Auftragsverwaltung). Doch anders als das Wiki steht Jira nicht allen Kolleg:innen offen.

KAP-Blog

Im Wiki führen wir auch den KAP-Blog, in dem wir in unregelmäßigen Abständen Anleitungen und Tipps zur Nutzung von Office-Programmen, weiteren ZBW-übergreifend eingesetzten Tools sowie auch zu spezielleren Softwarelösungen posten.

Chat

Als weiteres Arbeitsinstrument nutzen wir das Chatsystem Webex. In unserem KAP-internen Chatbereich kommunizieren wir mitunter recht rege zu kleinen und größeren spontanen Herausforderungen im Alltag und über die Zuweisung und Bearbeitung der KAP-Aufträge. Hinzugekommen ist ein öffentlicher, für alle Mitarbeitenden zugänglicher Chatbereich, in dem wir über die Grenzen des Programmbereichs hinaus für alle ZBW-Beschäftigten ansprechbar sind. Zugleich bietet diese Plattform die Möglichkeit zur Selbsthilfe unter den Kolleg:innen. Hier kann man Fragen stellen, die das KAP-Team oder auch andere Kolleg:innen diskutieren und wenn möglich beantworten.

KAP Weekly

Um uns auszutauschen, haben wir das aus der agilen Softwareentwicklung bekannte Stand-up-Meeting für den täglichen 5-Minuten-Abgleich der Tagesplanung an unsere Bedürfnisse angepasst, und dabei herausgekommen sind wöchentliche 15-minütige Treffen, die wir „KAP Weekly“ nennen. Bei monatlichen etwa 1- bis 1,5-stündigen Treffen („KAP Monthly“) haben wir dann Zeit, zu konkreten Aufträgen gemeinsam zu brainstormen, neue Blogbeiträge vorzubereiten und neue Formate zu entwickeln.

Life-Hacks live

So ist auch unser jüngstes Format „Life-Hacks live“ entstanden. Dabei handelt es sich um 30-minütige öffentliche Webkonferenzen, bei denen wir unsere im Blog beschriebenen Tipps und Anleitungen live vorführen und Fragen gemeinsam diskutieren, um auch denjenigen entgegenzukommen, die mit der verschriftlichten Form weniger anfangen können. Der Impuls für dieses Format kam aus einer Umfrage, die das KAP-Team unter den Kolleg:innen des Programmbereichs – unseren Stakeholdern – Ende 2022 gemacht hatte. Wir wollten auf diese Weise erfahren, wie KAP wahrgenommen wird und welche Verbesserungswünsche es gibt. Unter anderem wünschten sich die Kolleg:innen solche niedrigschwelligen Informationen, die in kurzen Häppchen erfolgen sollten (Micro-Learning).

Scrumban

Einerseits unterstützen wir Kolleg:innen bei kleineren Alltagsproblemen, andererseits aber auch dabei, komplett neue Workflows einzuführen. So halfen wir dem Team Datenqualitätsmanagement, die immer aufwendigere und intransparente Aufgabenverwaltung mittels Mail-Postfach und Listen in einen Arbeitsablauf zu überführen, der durch ein Kanban-Board mit Backlog gesteuert wird. Das Backlog ist der Projektmanagementmethode Scrum entliehen, weshalb man die Kombination „Scrumban“ nennt.

Kanban-Board

Das Kanban-Board ist ein visuelles Hilfsmittel (analog oder digital), das einen Überblick über den aktuellen Arbeitsstatus gibt und die Kommunikation im Team vereinfacht. Es zielt darauf ab, den Teammitgliedern immer so viele Aufgaben zu geben, dass sie ausgelastet sind. Gleichzeitig bietet es Transparenz und eine flexible Planung. Aufgaben werden dazu in kleinere Einheiten zerlegt, strukturiert und priorisiert. So können sich die Teammitglieder selbstständig neue Aufgaben nehmen und schrittweise über das Kanban-Board schieben (To Do, Doing, Done).

Retrospektive

Da wir uns als agiles Team selbst organisieren, kümmern wir uns auch darum, die eigene Anpassungsfähigkeit zu erhalten. Wir reflektieren unser Handeln in unregelmäßigen Abständen und verändern unsere Zusammenarbeit, wenn es nötig ist. Dazu bedienen wir uns der agilen Methode der Retrospektive. Auch die Umfrage wurde mithilfe einer Retrospektive (Starfish-Methode) ausgewertet, um die Ergebnisse zu diskutieren, Optimierungspotenziale zu identifizieren und Schwerpunkte für unsere weiteren Aktivitäten zu setzen.